Si te mueves dentro del circulo de calidad y gestión empresarial seguramente en algún momento has escuchado o quizás participado en la implementación de herramientas de Lean, si no es asÃ, no hay problema, este artÃculo trata sobre cómo poner en marcha lo que a mi consideración es la herramienta más efectiva en la FilosofÃa Lean (en castellano “esbeltoâ€).
Si te estás preguntando ¿Qué es la filosofÃa Lean? Déjame resumirlo de una forma más simple (sin tener que exponer la historia, los personajes, entre otras cosas, dado que ese será un tema para un próximo artÃculo): Lean es una filosofÃa que busca como adentrarse hasta lo más profundo de una organización eliminando los procesos no productivos, haciendo más fácil las operaciones y llevando a niveles más altos de eficiencia a una compañÃa.
Ahora que estamos claros sobre que es Lean, vamos a explicar sobre cómo implantar lo que para mà es su herramienta más efectiva, las “5Sâ€, cuyo nombre viene de las etapas que la componen en japonés:
I. Figura con las etapas 5S.
Imagina el siguiente escenario, “te acaban de contratar como responsable de procesos en una compañÃa de manufactura donde tienen grandes problemas por altos desperdicios y un alto Ãndice de reprocesos y lo primero que te dice tu jefe es que necesita que pongas en funcionamiento una solución que cause un impacto inmediato y al costo más bajoâ€. ¿Qué podrÃas hacer en ese momento?, es ahà donde entra la herramienta 5s y su efecto inmediato.
Antes de empezar la implementación dale un recorrido a las áreas de la empresa y empieza a anotar las caracterÃsticas de lugares donde veas más desordenado como la planta misma, el taller de mantenimiento e incluso las oficinas y mide los tiempos actuales que les toma realizar los procesos, esos tiempos los compararemos posterior a la implementación de 5S. Selecciona el área donde veas más desorden y enfócate ahà para iniciar 5S. Empieza la implementación de la siguiente forma:
Etapa 1: Separar.
Identifica con el responsable de cada área cuales son las cosas estrictas que deben de mantener en sus puestos de trabajo, es muy probable que te digan que “todo†es necesario y para solventar esa parte, pÃdeles que clasifiquen en 3 grupos los objetos:
- Materiales de uso frecuente.
- Materiales de uso esporádico.
- Materiales de poco o nulo uso (las que se tienen que desechar).
Este último grupo es el que tiene que ser eliminado pues no aporta valor al proceso.
Etapa 2: Ordenar.
Con la etapa 1 se ha reconocido los materiales útiles y que aportan valor al proceso, es el momento de aplicar la etapa de ordenarlas, pero la pregunta es ¿Cómo debo ordenarlas de forma que aporten valor?, aquà debes tomar en cuenta sobre todo la frecuencia de uso, ¿Qué quiero decir?, entre más frecuente sea su uso más cerca del puesto de trabajo se deben almacenar los materiales útiles y viceversa. En este punto ya debes ir pensando en etiquetar estos materiales en el lugar donde los coloques.
Etapa 3: Limpiar.
¿Limpiar? ¿Se lee como una etapa bastante sencilla no? Pues no es tan asÃ, en esta parte se trata de algo más que solo sacar la escoba y empezar a barrer, debes enfocarte en “limpieza inteligenteâ€, ¿a qué me refiero? Debes reconocer las fuentes de suciedad y establecer un mecanismo preventivo de limpieza de manera que el área se mantenga los más impecable posible todo el tiempo.
Etapa 4: Estandarizar/comunicar.
En este punto ya has separado, ordenado y limpiado, sin embargo, ¿Cómo has de garantizar que los que trabajan en el área mantengan esta metodologÃa? Aquà es donde entra la comunicación y mi sugerencia es establece un método fácil para los trabajadores y uno de ellos son los pictogramas ya que al cerebro se le hace más sencillo la comprensión a través de imágenes (por eso se usan mucho en temas de seguridad), pero esto no es todo, designa a un encargado 5S en el área para que sea quien supervise el cumplimiento de las etapas anteriores.
II. Ejemplos de 5S ya implementados.
Fuente: https://leanbox.es/ejemplo-de-gestion-visual/
Etapa 5: Respetar.
Este punto es el que te permitirá la continua retroalimentación de lo implementado, te recuerdas que antes de empezar con cada etapa te sugerà que visitaras las áreas y midieras sus tiempos antes de 5S, pues aquà es donde comparas los tiempos de antes y después de 5S y demuestras sus resultados nuevos a la compañÃa (tu jefe se sentirá muy contento de haberte contratado). Mi sugerencia como herramienta para esta etapa son las listas de verificación, de forma que te permita reconocer todas las variables involucradas en las etapas con cada supervisión.
Con las cinco etapas implementadas debes volver 5S parte de la cultura de la compañÃa; los niveles de desperdicio y las mejoras en los tiempos de trabajo podrÃan ser tan significativos como ahorros hasta de un 40% o mayores según mi experiencia.
Sin embargo, no te dije aun por qué creo que es la más efectiva de las herramientas de Lean, la respuesta es sencilla, los resultados positivos de la implementación de esta son altÃsimos en comparación con los recursos que se requieren para implementarla (en algunos casos cero recursos económicos), adicional a la simplicidad y el efecto inmediato que brinda en la cultura de la organización, en mi opinión lo vuelve un sistema muy productivo.
Espero te haya gustado el artÃculo, siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia.
¡Saludos Cordiales!
PD: Lo mejor de este sistema, es que no sólo aplica en las empresas, sino, que cada etapa puede ser aplicada en nuestra casa, vehÃculos, etc.
Cuando a Alejandro sus clientes le quieren comprar un vehÃculo y le hacen una lista interminable de beneficios adicionales por la compra, cerrar el trato se complica. Es aquà donde él debe llevar a cabo una estrategia más indagadora, ¿Cómo?, desvÃa el enfoque un momento de las peticiones y empieza buscar en los intereses de esas peticiones. ¿De qué manera se pueden integrar estos interese del cliente? Y es en ese momento donde se abre la oportunidad, ya que indagando se ha dado cuenta de que el cliente de obtener estos beneficios está abierto a adquirir más de un vehÃculo.
La unión hace la fuerza dicen por ahÃ, y este principio trata sobre eso. Alejandro se dio cuenta de que habÃa mucho mercado por explotar con el comprador del punto 2, sin embargo, reconoce que no posee la capacidad para satisfacer una demanda más amplia. ¿Cerrar negociaciones es la opción? Es ahà donde Alejandro se ha planteado buscar alianzas estratégicas con otros suplidores (competencia a la vez) para poder cumplir con el negocio acordado. A veces debemos explorar bien a nuestros competidores y tener bajo la manga la carta de una posible asociación estratégica que beneficie a ambos.
¿Qué pasarÃa si el cliente de Alejandro no cumpliese con su petición de vehÃculos a cambio de obtener los beneficios adicionales solicitados por la compra?, esta fue una pregunta muy relevante que Alejandro se planteó durante la negociación. ¿Basta con la palabra del cliente?, es aquà donde entran los contratos o cláusulas de contingencia dentro de una negociación, donde si el cliente no cumplÃa con oferta de compra realizada a Alejandro en un rango de tiempo, se verÃa obligado a pagar un monto adicional como penalidad por incumplimiento. ¿Se ha guardado las espaldas Alejandro con esta cláusula? Me parece que sÃ.
Y si el cliente de Alejandro le hubiese solicitado el traslado de los vehÃculos nuevos hasta un cierto punto en Managua debido a que no contaba con el suficiente personal en el momento para poder hacerlo, ¿SacrificarÃa el negocio por esta petición, aduciendo que es “problema de ellos†como mover los vehÃculos comprados?, este es un principio muy asociado a la actitud, muchas veces el “problema de ellos†se vuelve el nuestro. Perder una buena negociación por cosas que están al alcance de poder resolver para la contraparte y no hacerlas, resulta muchas veces en una pésima decisión.
Este es uno de mis principios favoritos, ya veremos por qué. Supongamos que el cliente ha rechazado la oferta de Alejandro y no se ha podido cerrar el trato. ¿Qué debe hacer Alejandro? ¿Dar la media y listo?, pues la respuesta es no, y la razón es simple, si el cliente ha rechazado su oferta es porque hay un motivo de por medio y lo más útil que puede hacer Alejandro es preguntar ¿Cuál ha sido la razón?, tal vez conocer la razón incluso le permita desarrollar una mejor contra oferta e incluso recuperar el trato que daba por perdido.
Cuando le hacia esta pregunta a Alejandro, él me respondÃa que le parecen términos muy parecidos, y de hecho son términos parecidos, pero no son iguales. Vender se trata sobre poder mostrar a un cliente las mejores cualidades del producto o servicio que ofrecemos para tratar de convencerlo de que compre, mientras que negociar, abarca vender y muchas cosas más, como reconocer los intereses del cliente, cuál es su BATNA, si tiene un precio de reserva, si tiene un ZOPA (todos estos términos los abordamos en el artÃculo mencionado al inicio), por lo tanto, pensar que al vender estamos negociando puede resultar un tanto errado.