Pasos para implementar la herramienta más efectiva de la Filosofía Lean.

Si te mueves dentro del circulo de calidad y gestión empresarial seguramente en algún momento has escuchado o quizás participado en la implementación de herramientas de Lean, si no es así, no hay problema, este artículo trata sobre cómo poner en marcha lo que a mi consideración es la herramienta más efectiva en la Filosofía Lean (en castellano “esbelto”).

Si te estás preguntando ¿Qué es la filosofía Lean? Déjame resumirlo de una forma más simple (sin tener que exponer la historia, los personajes, entre otras cosas, dado que ese será un tema para un próximo artículo): Lean es una filosofía que busca como adentrarse hasta lo más profundo de una organización eliminando los procesos no productivos, haciendo más fácil las operaciones y llevando a niveles más altos de eficiencia a una compañía.

Ahora que estamos claros sobre que es Lean, vamos a explicar sobre cómo implantar lo que para mí es su herramienta más efectiva, las “5S”, cuyo nombre viene de las etapas que la componen en japonés:

I. Figura con las etapas 5S.

Imagina el siguiente escenario, “te acaban de contratar como responsable de procesos en una compañía de manufactura donde tienen grandes problemas por altos desperdicios y un alto índice de reprocesos y lo primero que te dice tu jefe es que necesita que pongas en funcionamiento una solución que cause un impacto inmediato y al costo más bajo”. ¿Qué podrías hacer en ese momento?, es ahí donde entra la herramienta 5s y su efecto inmediato.

Antes de empezar la implementación dale un recorrido a las áreas de la empresa y empieza a anotar las características de lugares donde veas más desordenado como la planta misma, el taller de mantenimiento e incluso las oficinas y mide los tiempos actuales que les toma realizar los procesos, esos tiempos los compararemos posterior a la implementación de 5S. Selecciona el área donde veas más desorden y enfócate ahí para iniciar 5S. Empieza la implementación de la siguiente forma:

Etapa 1: Separar.

Identifica con el responsable de cada área cuales son las cosas estrictas que deben de mantener en sus puestos de trabajo, es muy probable que te digan que “todo” es necesario y para solventar esa parte, pídeles que clasifiquen en 3 grupos los objetos:

1. Materiales de uso frecuente.
2. Materiales de uso esporádico.
3. Materiales de poco o nulo uso (las que se tienen que desechar).

Este último grupo es el que tiene que ser eliminado pues no aporta valor al proceso.

Etapa 2: Ordenar.

Con la etapa 1 se ha reconocido los materiales útiles y que aportan valor al proceso, es el momento de aplicar la etapa de ordenarlas, pero la pregunta es ¿Cómo debo ordenarlas de forma que aporten valor?, aquí debes tomar en cuenta sobre todo la frecuencia de uso, ¿Qué quiero decir?, entre más frecuente sea su uso más cerca del puesto de trabajo se deben almacenar los materiales útiles y viceversa. En este punto ya debes ir pensando en etiquetar estos materiales en el lugar donde los coloques.

Etapa 3: Limpiar.

¿Limpiar? ¿Se lee como una etapa bastante sencilla no? Pues no es tan así, en esta parte se trata de algo más que solo sacar la escoba y empezar a barrer, debes enfocarte en “limpieza inteligente”, ¿a qué me refiero? Debes reconocer las fuentes de suciedad y establecer un mecanismo preventivo de limpieza de manera que el área se mantenga los más impecable posible todo el tiempo.

Etapa 4: Estandarizar/comunicar.

En este punto ya has separado, ordenado y limpiado, sin embargo, ¿Cómo has de garantizar que los que trabajan en el área mantengan esta metodología? Aquí es donde entra la comunicación y mi sugerencia es establece un método fácil para los trabajadores y uno de ellos son los pictogramas ya que al cerebro se le hace más sencillo la comprensión a través de imágenes (por eso se usan mucho en temas de seguridad), pero esto no es todo, designa a un encargado 5S en el área para que sea quien supervise el cumplimiento de las etapas anteriores.

II. Ejemplos de 5S ya implementados.

Fuente: https://leanbox.es/ejemplo-de-gestion-visual/

Etapa 5: Respetar.

Este punto es el que te permitirá la continua retroalimentación de lo implementado, te recuerdas que antes de empezar con cada etapa te sugerí que visitaras las áreas y midieras sus tiempos antes de 5S, pues aquí es donde comparas los tiempos de antes y después de 5S y demuestras sus resultados nuevos a la compañía (tu jefe se sentirá muy contento de haberte contratado). Mi sugerencia como herramienta para esta etapa son las listas de verificación, de forma que te permita reconocer todas las variables involucradas en las etapas con cada supervisión.

Con las cinco etapas implementadas debes volver 5S parte de la cultura de la compañía; los niveles de desperdicio y las mejoras en los tiempos de trabajo podrían ser tan significativos como ahorros hasta de un 40% o mayores según mi experiencia.

Sin embargo, no te dije aun por qué creo que es la más efectiva de las herramientas de Lean, la respuesta es sencilla, los resultados positivos de la implementación de esta son altísimos en comparación con los recursos que se requieren para implementarla (en algunos casos cero recursos económicos), adicional a la simplicidad y el efecto inmediato que brinda en la cultura de la organización, en mi opinión lo vuelve un sistema muy productivo.

Espero te haya gustado el artículo, siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia.

¡Saludos Cordiales!

PD: Lo mejor de este sistema, es que no sólo aplica en las empresas, sino, que cada etapa puede ser aplicada en nuestra casa, vehículos, etc.