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Riesgo Coronavirus: 11 medidas preventivas para mantener la continuidad del negocio.

¡Todos los escenarios siguen sobre la mesa! Así lo describe la Organización Mundial de la Salud (OMS) en lo que concierne al coronavirus o COVID-19, en este inicio del año 2020. Si bien aún no se estima que se vuelva una pandemia, este virus sigue todavía en el revuelo mundial por su alto nivel de contagio (a pesar de presentar una baja tasa de mortalidad, la cual es cercana al 2.8%) ya que se tienen registrados aproximadamente 74,576 casos.

Según (Consalud, 2020) “Hasta la fecha, todos los fallecidos se han producido en China salvo seis que han sido reportados en Taiwán, Japón, Filipinas, Hong Kong y Francia”

Siendo China un país con altísimo nivel comercial y de manufactura [es el país número 1 a nivel mundial en capacidad de exportación (Actividadeseconomicas.org, 2019)] la posibilidad de contagio sigue siendo una realidad con el resto del mundo.

Sea hoy el COVID-19 o el día de mañana un nuevo virus desconocido para la humanidad, las preguntas que te invito a que te hagas son: 

  1. ¿Está preparado mi país para manejar una situación de este tipo de riesgo?
  2. ¿Está preparada mi organización para mantener su operatividad bajo un riesgo como este? 

Si la incertidumbre es lo que viene a tu mente, posiblemente no lo estén. Y es acá donde entra la Gestión de Continuidad de Negocios. Cuando escuchamos el término continuidad de negocios (si ya lo conocemos) la sensación inmediata invita a pensar en contingencias, riesgos tecnológicos e incluso desastres naturales; sin embargo, la estrategia para mantener la operatividad de las organizaciones en escenarios disruptivos debe ser orientada al más amplio espectro de riesgos o escenarios que pueden afectar a la organización.

En otras publicaciones he resaltado que el corazón de un sistema de continuidad de negocios pasa por un correcto Análisis de impacto al negocio y una correcta evaluación de riesgos, las cuales, forman las bases para la construcción de una estrategia que contempla un plan.

La mayor parte de las estrategias contra riesgos fracasan, porque carecen de una planificación, las organizaciones subestiman las condiciones que les pueden causar disrupciones a la operatividad y luego se ven en escenarios donde tiene que “improvisar”. Esto me recuerda a una frase que leí por ahí “Nunca hay tiempo para planificar, pero siempre hay tiempo para hacer las cosas dos veces”un reflejo claro de la práctica continua de los reprocesos.

Por lo tanto, revisaremos un conjunto de medidas propuestas por OMS que te han de apoyar en la creación de una estrategia para poder prepararte ante escenarios como el COVID-19, pero las integraremos en 11 medidas con una perspectiva de continuidad de negocios para riesgos asociados a enfermedades, desde las directrices de comunicación, personas y la recuperación tecnológica.

Ilustración 1 Directrices básicas para mantener la Continuidad de Negocios.

1. Personas.

Proteger el bienestar de los colaboradores y brindarles apoyo, forma parte fundamental de la estrategia de continuidad de negocios. Acá las medidas son:

  1. Designar una persona con rol de liderazgo en la organización que se encargue de dar seguimiento a la evolución de la enfermedad y los posibles impactos en la continuidad de la operación.
  2. Brindar los equipos de protección adecuados al personal (desinfectante de manos, mascarillas, etc.) y garantizar tener un stock de abastecimiento.
  3. Establecer un procedimiento sencillo para el manejo de cualquier sospecha de infección, que pasos se deben seguir y cuáles son los canales de comunicación adecuados. Así mismo, mantener identificados a los entes autorizados para el manejo de los casos detectados (Hospitales, centros de salud, Clínicas, etc.).
  4.  Realizar continuas evaluaciones de las condiciones higiénico-sanitarias en diferentes puntos de la organización y realizar las adaptaciones correspondientes a los diferentes escenarios que vaya presentando la enfermedad.

2. Comunicación.

Esta parte juega un rol principal en la capacidad que tiene la organización para poder transmitir el conocimiento, las medidas adecuadas, y la continua retroalimentación a su staff. Las medidas en este punto son:

  1. Comunicar los riesgos críticos y demás eventos asociados a la enfermedad a todo el personal, de esa forma, se mejorará el conocimiento de los colaboradores y se ira eliminando la desinformación.
  2. Desarrollar un plan de educación para capacitar a los colaboradores sobre control de infecciones, higiene personal, uso de equipos de protección, medidas alimentarias, lavado de manos y comportamiento en ambiente llenos de personas.
  3. Implementar una estrategia de comunicación de riesgo sencilla que transmita a los colaboradores las medidas de protección y prevención en caso de identificar un escenario de contagio.

3. Enfoque tecnológico.

Encontrarse bajo escenarios de este tipo no significa que la parte tecnológica no pueda ser afectada, causando afectaciones a la continuidad del trabajo. Acá la solución pasa por mantener una correcta administración de vulnerabilidades basada en riesgos a como lo destaca la consultora Gartner (Prateek Bhajanka, 2019) “Para 2022, las organizaciones que usen el método de administración de vulnerabilidades basada en el riesgo sufrirán un 80 % menos”. 

Las 4 medidas básicas a tomar en cuenta son:

  1. Tener identificadas los procesos y las funciones críticas de la organización; aquellas que puedan verse afectadas y aquellas que puedan trabajar a un mínimo de capacidad.
  2. Revisar las locaciones alternativas que pueden ser usadas para realizar el trabajo operativo por el personal crítico (esto incluye el trabajo remoto desde casa, garantizando el equipo adecuado).
  3. Validar o establecer relaciones con socios estratégicos que brinden servicios de críticos a la compañía y que puedan garantizar la continuidad de estos en situaciones disruptivas (servicios de telecomunicaciones, electricidad, soporte técnico, etc.).
  4. Establecer un procedimiento y proporcionar la capacitación para el staff crítico necesario para poder desarrollar el trabajo de forma remota o en condiciones disruptivas.

Estas son las medidas esenciales que he considerado deben tomar las organizaciones ante situaciones disruptivas originadas de eventos como el coronavirus para mejorar sus opciones de mantenerse operativos (cabe señalar, que para establecer un sistema de continuidad de negocios bajo un estándar como ISO 23301, se requiere en la profundización de estos y otros relacionados).

Sin duda alguna, la administración de la vulnerabilidad cada vez se vuelve un punto más sobresaliente e importante para las organizaciones y se deben tomar medidas al respecto en un mundo tan acelerado.

Siempre es un gusto para mí poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este articulo haya sido de tu agrado

¡Saludos Cordiales!

Créditos a las publicaciones de

·        Actividadeseconomicas.org. (14 de Marzo de 2019). Datasur. Obtenido de https://www.datasur.com/top-10-paises-mayores-exportadores-del-mundo/

·        Consalud. (20 de Febrero de 2020). Consalud. Obtenido de https://www.consalud.es/pacientes/oms-mantiene-escenarios-coronavirus-niega-exista-pandemia_74540_102.html

·        Prateek Bhajanka, M. S. (2019). A Guide to Choosing a Vulnerability Assessment Solution. Gartner.

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El síndrome del “Profesional de Libro”.

¿Te llamó la atención el título de este escrito? Déjame contarte una breve historia. Hace unos años me encontraba siendo parte de un equipo de gestión en una planta productiva, y habíamos reconocido junto con el gerente de operaciones que teníamos demasiados problemas con los procesos para poder alcanzar las metas del área. Fue así que se decidió buscar la ayuda de un consultor en Lean Six Sigma. Nos asistió un profesional con múltiples maestrías, varias certificaciones y según decía su perfil mucha experiencia en implementación. El consultor llegó, nos presentó un plan de trabajo y echamos a andar todas las sugerencias que él nos decía, sin embargo, notamos que al pasar el tiempo los problemas no mejoraban, al contrario, teníamos más dificultades para poder desarrollar el trabajo. Fue así, que decidimos tener una reunión directa con él y abordar sobre lo que estaba pasando, le preguntamos si este era un proceso normal, que si era así ¿Por qué estábamos empeorando en vez de ver mejoría?, ¿Qué medidas había aplicado antes con las personas y con el entorno para facilitar la transición? él nos respondió que en teoría todo debía mejorar a posteriori…. Definitivamente esa no era la respuesta que el gerente esperaba escuchar.

¿Te has visto envuelto en una situación similar? Reflexionando sobre situaciones como la anterior fue que surgió el término “Profesional de Libro”, quizás ya lo vayas intuyendo, pero ¿Qué es el síndrome “Profesional de Libro”? básicamente es aquella condición que padece aquel profesional que estudia, pero que nunca llega a ejercer lo que estudio. Se quedó solamente con la teoría y certificados, y carece de las “cicatrices” que te brinda llevar a la práctica el aprendizaje, es decir, no tiene un criterio solido sobre la ciencia que promueve más allá de la teoría.

Esta situación no es nueva, el gran filósofo Immanuel Kant, en su obra “Teoría y praxis” (1793) expresaba: “… podrá haber teóricos que jamás devengan prácticos en su vida porque carecen de la facultad de juzgar: por ejemplo, médicos o juristas que han hecho buenos estudios, pero que no saben cómo deben conducirse cuando tienen que dar un consejo”.

De lo anterior, es inevitable que venga a nuestra mente las preguntas, ¿Para qué estudiar tanto, si no se pretende llevar a la práctica todo ese conocimiento? ¿Qué criterio se puede tener sobre algo que solo se ha visto en teoría y no se ha ejercido para confirmar que lo estudiado es real?

Si bien Kant ya resaltaba esta crítica en el siglo XVIII, en pleno siglo XXI el profesional de libro sigue siendo una realidad. En algún punto el aprendizaje real y con sentido crítico no se ha podido ejercer por diversas razones.

Efecto Dunning-Kruger

Esta incapacidad de desarrollar un pensamiento crítico sobre el conocimiento que se ha venido absorbiendo y el auto convencimiento de que somos capaces de poseer el conocimiento sobre una ciencia, solo a través de poseer títulos, se ha vuelto una falacia mental, expresiones como “Tengo tal grado académico o poseo x o y certificaciones, esto me hace un experto en el tema” han causado un alto nivel de confusión con respecto al término “experto”.

El profesor de psicología David Dunning y su pupilo Justin Kruger durante los años 90s realizaron la investigación sobre la percepción de capacidades en las personas. Los resultados de este estudio lo podemos ver en la siguiente imagen:

I.   Imagen con efecto dunning-Kruger.

Fuente: https://tengasepresente.blogspot.com/2017/02/el-efecto-dunning-kruger.html

La imagen anterior demuestra como a través de ganar experiencia y de alcanzar cierto nivel de seguridad es cuando realmente estamos haciendo una comprensión crítica y real del aprendizaje y no nos encontramos absortos en una especie de fantasía profesional.

De hecho, encontraron que bajo este estado se conlleva características como:

  • Ser incapaz de reconocer nuestra propia incompetencia.
  • No poder reconocer las competencias de alguien más.
  • No tener un horizonte claro de hasta dónde llega la incompetencia en un ámbito y qué se tiene que hacer para mejorar ese aspecto.

Un estado de satisfacción basado en el entorno.

Vivimos actualmente en una era donde la información y los datos se mueven a velocidad impresionantes, y donde cada día vemos como se forman nuevas maestrías, certificaciones, diplomados, entre otros, caer en esa dinámica sin tener un horizonte claro y razonable del porqué, nos está arrastrando a lo que el autor coreano-alemán Byung-Chul Han, en su obra “La sociedad del cansancio” (2010) denominó como la “sociedad del rendimiento”, un estado mental en el que por seguir un exceso de positividad se cae en un estado de guerra interior y de auto exigencia que no nos permite ser consecuentemente objetivos y que solo nos lleva a ser una especie de hombre “animals laborans”.

En otras palabras, la necesidad auto forjada de “seguir” la carrera de títulos y estudios para sentir que pertenecemos a cierto nivel social o profesional, no permite que nos tomemos un momento y hagamos una auto reflexión relacionada si lo que estamos buscando como profesionales realmente proporciona un aporte real a nosotros mismos y a la sociedad en la que vivimos.

El sociólogo Jorge Yamamoto, en su charla para TED en español “tu felicidad depende de tu entorno social”, comenta que la sociedad latinoamericana se ve enfocada en un conocimiento de “cartón”, donde se prioriza la obtención de una educación de plagio (a través de la no creación de conocimiento nuevo, sino de la copia de tesis o demás evidencias de conocimientos con el fin de obtener un grado) en vez de una correcta formación de valores morales.

Esto lleva a la reflexión si realmente estamos siendo capaces de discernir lo que se está haciendo con la información; si solo buscamos obtener conocimiento por una razón de moda y como un placebo mental o estamos buscando como convertir esa información en conocimiento útil y explotable.

Visualización real del entorno, ¿Qué piensan los protagonistas?

Producto de lo descrito anteriormente, donde hemos hablado de todo tipo de estudios (máster, doctorados, posgrados, certificaciones, etc.), he enfocado un estudio particularmente en la creciente oferta de certificaciones internacionales (solo del enfoque ágil al 2016, según el experto Robert Galen se encontraban en el mercado aproximadamente 113 tipos de certificaciones), con una breve investigación a 40 profesionales de diferentes países latinoamericanos, a los cuales se les ha consultado sobre su opinión en diferentes aspecto relacionados a la obtención de certificaciones profesionales. Estos han sido los resultados:

1. ¿Posee certificaciones profesionales? por ejemplo (PMP, Scrum, ISO, 6 sigma, logística, etc.)

Es importante reconocer cuantas certificaciones posee un profesional, donde podemos identificar que el factor común resulta en tener desde 1 hasta 4 certificaciones. En este caso, de los profesionales que poseen 1 certificación, tanto hombres como mujeres ocupan un 50% cada uno.

En el caso de los que poseen de 2 a 4 certificaciones, del 47.5% que se ha identificado en esta categoría, 21.05% son mujeres y 78.95% son hombres. Con más de 5 certificaciones el género predominante son las mujeres al ser el 67% de los que eligieron esta categoría.

Aplicar tanto conocimiento en sí, resulta una tarea interesante y los resultados anteriores nos reflejan la diversidad de opinión que existe con respecto a cuantas certificaciones se buscan, sin embargo, surge la pregunta acerca del motivo que llevó al estudio de todas estas.

2. ¿Cuál es la principal razón que lo llevó a sacar certificaciones?

Si bien, el porcentaje más destacado resulta en un 39.13% correspondiente a un deseo de aprendizaje (lo cual, llevado a la práctica, resulta fantástico), es inevitable no resaltar el 47.83% obtenidos de categorías como “obtener un mejor trabajo y ofrecer servicios de consultoría”, lo cual se intuye principalmente como una respuesta ante la necesidad de mejorar los ingresos económicos personales.

Un 8.70% resaltaba que no tenía una idea clara para qué había buscado la obtención de certificaciones y un 4.35% lo buscó con el fin de aplicar el conocimiento en la comunidad. Esto último nos llevó a la siguiente pregunta.

3. ¿Aplica a conciencia los conocimientos adquiridos?

Cuando se consultaba por esta parte, el 42.5% resaltaba aplicarlo de manera parcial, lo cual ya denota la dificultad en sí de llevar a la práctica el conocimiento aprendido, quizás debido a factores que veremos más adelante en este estudio. En esta parte quienes poseen más dificultades para llevar a cabo la implementación son los hombres que poseen de 1 a 4 certificaciones con un 66.67% y en el caso de las mujeres las que poseen 1 certificación, con un 40%.

¿Todo este aprendizaje está generando un impacto en la comunidad? es lo siguiente que se consultó.

4. ¿Considera que la aplicación de sus conocimientos está generando un impacto en su entorno laboral o social?

Este dato refleja uno de los puntos más llamativos de toda la investigación, ya que el impacto se considera el resultado positivo o negativo que se obtiene de la aplicación de conocimiento en la sociedad.

Sin duda el porcentaje a destacar es el 80% de los profesionales que considera que la aplicación de estos conocimientos está brindando un impacto y que este es medible.

Los participantes más destacados de este 80% son el 82.35% de los hombres que poseen de 1 a 4 certificaciones y el 100% de las mujeres que poseen más de 5.

Esto se interpreta como datos alentadores y que quizás estén llevando la corriente del “síndrome del profesional de libro” a una futura extinción, con la salvedad que para reforzar estos datos será necesario a futuro llevar investigaciones etnocentristas que comprueben estos resultados.

5. ¿Considera que el estudio continuo de certificaciones es parte esencial para el desarrollo profesional?

A pesar del gran resultado de la pregunta anterior donde resaltaba en su mayoría el gran impacto que estaba generando la aplicación del conocimiento, al consultar sobre si este tipo de estudio resulta esencial para el desarrollo profesional, la balanza tiende a ser más abierta, puesto que un 32.5% de los profesionales consideró que hay más factores importantes.

Esta parte lleva a considerar un factor de cuestionamiento en la educación del profesional, en esa necesidad de explorar nuevos puntos y que según diversos neurocientíficos son parte de la plasticidad neuronal que se va ampliando a lo largo de la vida del ser humano y que nos invita al cuestionamiento de los diversos factores que se nos presentan tanto en la vida profesional como personal.

6. ¿Cuál considera que es la principal causa que le impide aplicar el conocimiento adquirido a través de certificaciones?

Si bien los profesionales identificaron en un 60% al entorno social y laboral como la principal barrera que impide la aplicación de los conocimientos obtenidos a través de estas certificaciones, es notable que el 40% que ha marcado “otros” ha ofrecido una variedad de respuestas bastante interesantes, como:

  • La falta de importancia que le dan a estos estudios en la sociedad.
  • Mi falta de experiencia.
  • Miedo a equivocarme.
  • No sé cómo aplicarlo.
  • Que tan abierto y receptivo es el entorno en el que se práctica.

Todas estas opiniones nos permiten observar la diversidad de percepciones que sobresalen al momento de buscar las barreras que dificultan llevar a la práctica tanto conocimiento adquirido.

Por ende, nos invita a hacernos un auto análisis sobre hacer conciencia si realmente seremos capaces de enfocarnos en tanto conocimiento y no lograr resultado alguno o debemos enfocarnos en aquel conocimiento en el cual realmente podamos ser agentes efectivos de cambio y así no caer en el síndrome del profesional de libro.

El rol del nuevo aprendizaje.

Puesto que hasta el momento hemos expuesto opiniones de grandes filósofos, sociólogos y la de los participantes mismos, es importante reflejar el rol del nuevo aprendizaje con respecto a el síndrome del “profesional de libro”.

Destaquemos de los profesionales encuestados un 21.74% expresaba su deseo de estudiar para brindar consultorías, lo cual no deja exento la opción de brindar clases a profesionales. Hace un tiempo un colega me comentaba que para brindar clases no era necesario haber llevado todo el conocimiento a la práctica.

Sin embargo, dado la velocidad con la que se mueve la información en la 4ta revolución industrial o la era de la información, presentarse a dar clases solo bajo la sombra de la teoría, representa un suicidio profesional o ser encasillado como un profesional de libro. La razón es bastante sencilla, hoy llevamos con nosotros (casi todo el tiempo con el celular, la Tablet, la laptop, etc.) la biblioteca más grande del mundo ( nuestros buscadores) que en es capaz de proporcionar el alcance a todo tipo de medio educacional (libros, artículos, videos, foros, etc.), por lo tanto, es muy poco lo que se le puede ofrecer como visionario al nuevo profesional solo a través de lo teórico (más allá de la dificultad que representa en algunos países el acceso a internet, que en si representa un problema social).

Hoy el reto pasa por ser capaz de proporcionar educación a través de formas que no sean monótonas y sin objeto para las nuevas generaciones, poder reducir la brecha entre la teoría y la práctica, a través de la experiencia.

El neurocientifico Stanislas Dehaene a través de su libro “¿Cómo aprendemos?” (2019), nos presenta 4 pilares que deben ser desarrollados por todos aquellos que pretenden proporcionar conocimiento a través de dar clases, bajo la primicia de “No se puede enseñar, sino se conoce como aprendemos”, estos pilares se reflejan en la siguiente imagen:

II.  Imagen con pilares del aprendizaje.

El significado de cada pilar en el aprendizaje resulta clave, a continuación, hago una breve explicación de cada uno:

  1. La atención: Ese conjunto de circuitos neuronales que se encargan de seleccionar, amplificar y propagar a las señales a las que nuestro cerebro límbico-cortical (parte de nuestra inteligencia emocional) le da importancia, es decir, si la información que llega a los alumnos es carente de interés, esta no será capaz de ser procesada y muchos menos comprendida (aquí juega un rol importante los tipos de inteligencia ya expuestos por Howard Gardner) por lo tanto, no habrá aprendizaje efectivo.
  2. El compromiso activo: La capacidad de generar en los estudiantes esa curiosidad activa por los nuevos conceptos, el desarrollo de una curiosidad constante que les permita no aceptar como absoluto todo principio teórico, sino, comprobarlo, llevándolo a la práctica.
  3. La retroalimentación: Juega un rol clave,debido a cada vez que descubrimos que el mundo contradice nuestras expectativas nos causa una sorpresa y las señales de error se propagan por todo nuestro cerebro y solo a través de una retroalimentación efectiva es posible eliminar las hipótesis inadecuadas y adoptar las pertinentes.
  4. La consolidación: El conocimiento significativo que ha recalado en el cerebro como importante, es transferido a la memoria de largo plazo y de esa forma se libera espacio para poder adquirir nuevo conocimiento. En esta parte la complementación práctica del conocimiento juega un rol destacado, ya que es lo que permite junto con el sueño que el cerebro repita y recodifique a la adquisición de conocimiento en el día a día.

La aplicación de estos pilares no está ni remotamente al alcance de alguien que sufra de ser un “Profesional de Libro”, la incapacidad de llevar a la práctica resulta siendo una barrera significativa tanto a nivel educativo (si se pretende enseñar) como a nivel profesional (si se pretende ejercer a nivel empresarial).

Conclusiones y visión futura.

A lo largo de todo este escrito hemos planteado el concepto del síndrome de “Profesional de libro”, opiniones, estadísticas y tendencias neurocientificas de aprendizaje, revertir la condición de ser parte de estos profesionales de libro no es algo que este fuera del alcance de un profesional, ya que pasa principalmente por lo que se conoce como el primer principio de la inteligencia emocional: El autoconocimiento.

Solo a través de llevar a cabo esa auto reflexión como personas y como profesionales y siendo totalmente honestos sobre el verdadero conocimiento que somos capaces de aplicar, y posteriormente, quizás de enseñar es que nos orientaremos a ser verdaderos generadores de cambios en nuestro entorno.

El conocimiento sin la práctica resulta nada más una decoración inútil, que acrecienta el ego y que no permite ver más allá en el verdadero valor que este tiene.

Todas las barreras que aparentemente nos impiden llevar a la obtención de resultados a través de la práctica solo valida lo que en su momento citó el entrenador de tenis y conferencista internacional Toni Nadal “Jamás una excusa nos ayudó a ganar un partido. El camino más fácil y rápido para ser responsables es reconocer que de nuestro comportamiento dependen las consecuencias de nuestras acciones”.

En el inicio de este escrito describí una situación con un profesional de libro. La respuesta a nuestros inconvenientes en la planta la encontramos con una persona con muchos menos títulos, pero con la experiencia y el enfoque de haber aplicado y validado los conceptos teóricos tan bien aprendidos, definitivamente nos dejó una gran lección, como espero este escrito sea de aprendizaje para ti.

Siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este articulo haya sido de tu agrado.

¡Saludos Cordiales!

Créditos a las publicaciones de:

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El rol de la Inteligencia Emocional en la Gestión de Proyectos.

Es lunes a las 8:30 a.m., Gabriela una directora de proyectos está reunida con su equipo haciendo un seguimiento de los avances de este, cuando realiza una consulta sobre el alcance de los riesgos, y Joaquín, uno de los miembros le comenta que se han materializado riesgos que no tenían identificados en el registro de riesgos y se estima que las consecuencias inevitables de estos a gran escala causarán retrasos y costos adicionales en el proyecto. Gabriela debe reunirse en 30 minutos con el sponsor, el cual también ha invitado al cliente para presumirle lo bien que iba ese proyecto. Gabriela se levanta de la mesa y en un arrebato de molestia recrimina con fuerza a su equipo de ¿cómo ella se presentará en la nueva reunión con el sponsor brindando esas noticias delante del cliente?, a lo cual, su equipo reacciona de diferentes maneras (algunos en silencio, otros le devuelven la recriminación, otros actúan indiferentes, otros solo beben su café, etc.). Gabriela se sale de la sala y se dirige donde el sponsor, le cuenta lo que ocurre y el sponsor le recrimina que todo es su culpa y que él no le dará esa noticia al cliente y le pide que debe mentir y decir que todo está bien, pero que debe buscar la forma en que el proyecto no se retrase y no cueste más… Gabriela se pone en pie y le argumenta al sponsor y entonces…

Es un relato interesante el anterior ¿verdad?, ¿Te sientes identificado con él? Lo que has leído es un relato cargado de emociones en un ambiente de gestión de proyectos, es en situaciones como esa donde entra una habilidad blanda tan de moda en estos tiempos como es la inteligencia emocional (IE).

Sin embargo, para poder entender realmente el rol de la inteligencia emocional se deben dejar claros un conjunto de puntos que iremos abordando en este artículo.

El concepto de inteligencia emocional desde mi percepción, ya se venía iniciando con la corriente del estoicismo, una filosofía que aborda en sí el manejo inteligente de las emociones, no ocultándolas, sino, aprendiendo a lidiar con ellas, a como lo expresa Massimo Pigliucci (2017), en su libro “Cómo ser un estoico”en el cual cita: “en realidad, el estoicismo no se centra en suprimir u ocultar las emociones; más bien se trata de reconocer nuestras emociones, reflexionar sobre lo que las provoca y redirigirlas para nuestro propio bien”.

Una teoría muy válida y de gran utilidad a nivel personal, pero se requería un paso más que apoyara el manejo de las emociones en el entorno de trabajos, proyectos y en la vida cotidiana, es ahí donde empieza a tomar forma ese concepto que conocemos como inteligencia emocional.

Pero ¿Qué es la inteligencia emocional?, es inevitable tomar el concepto de uno de sus mayores exponentes, como lo es Daniel Goleman, el cual en su best seller “Inteligencia Emocional” (1985) ya definía esta como “Es el vínculo entre los sentimientos, el carácter y los impulsos morales. Es decir, la forma como manejamos las habilidades como el autocontrol, el entusiasmo, la perseverancia y la capacidad de auto motivación”.

Si bien el concepto anterior ha ido también evolucionando con el paso del tiempo y la adopción de la inteligencia emocional en el entorno personal y profesional, es hasta en tiempos recientes que está tomando fuerza dentro de la gestión de proyectos (sin importar si hablamos de entornos tradicionales, ágiles o híbridos), y cada vez esta habilidad blanda resulta de mayor importancia para los directores de proyectos.

El PMBOK (Project Management Body of knowledge) versión 6, el cual es un guía de referencia mundial en la gestión de proyectos bajo el estándar promovido por el PMI (Project Management Institute) a penas menciona el término “inteligencia emocional” en 7 ocasiones en un libro que consta de aproximadamente 793 páginas, en contraste con el término “costo” que aparece aproximadamente 1153 veces en el libro, sin duda alguna una de las razones por la cual, en la historia del inicio de este articulo las causas de conflicto emocional era atribuidas a temas de costos y tiempos, y no a la gestión de las personas.

Ese enfoque más orientado al costo, tiempo o alcance que aparece en el PMBOK V6 es algo que sin duda alguna el PMI ya trabaja para mejorar en la siguiente versión de su libro guía insignia (ya su nuevo Exam Content Outline así lo refleja, dándole un 42% de valor en su examen de certificación PMP a la gestión de las personas), dado que la experiencia dice que estas variables son el resultado de una correcta gestión de los recursos humanos (a todos los niveles) y de la inteligencia emocional de los equipos.

Evolución de la Inteligencia Emocional y las inteligencias múltiples

Si bien hemos abordado el concepto de inteligencia emocional y su origen desde el pensamiento estoico, es necesario para poder ver su impacto en la gestión de proyectos mencionar cuales son las bases evolutivas de esta habilidad, es decir, cómo funciona en nuestro cerebro.

Para lo anterior es necesario citar al escritor José María Acosta (2013), en su libro “PNL (Programación Neurolingüística) e inteligencia emocional” el cual expone:

“Funcionamos, en definitiva, como si tuviéramos tres cerebros en uno, especializados y reteniendo cada uno las tres funciones que fueron desarrollando en la evolución. Ése es uno de los «descubrimientos» que facilita la inteligencia emocional: que las tres funciones son importantes y que cada cerebro puede tomar la delantera según la situación. El más sencillo es, sin embargo, el más rápido”.

¿A qué hacía referencia con los 3 cerebros en 1? Veamos el siguiente cuadro:

Si en esta parte te estás preguntando ¿Qué relación tiene esto de los 3 cerebros con la inteligencia emocional y la gestión de proyectos? Déjeme decirle que tiene relación y mucha, dado que, el escenario descrito con la directora de proyectos Gabriela es un juego de emociones que ocurre normalmente en proyectos y donde se puede ver reflejado la interacción de los 3 cerebros. El flujo emocional en nuestra cabeza ocurre como lo refleja la siguiente figura:

I.  Diagrama de flujo del proceso cerebral para la toma de decisiones en eventos.

Lo que debe estar claro es que muchas veces forzamos la toma de decisiones con eventos que no nos han parecido placenteros y es donde las decisiones se basan más en emociones que en razonamientos lógicos. El caso más claro es el que algunos psicólogos suelen denominar como el “secuestro emocional” que sugiere ese momento en el cual el cerebro cortical no alcanza a formar parte de nuestras decisiones y todo el proceso queda entre nuestro cerebro rinencéfalo y el cerebro límbico a través de la amígdala, esto corresponde a situaciones como las descritas con Gabriela, donde predominó en el grupo, en su líder y con el mismo sponsor sentimientos de enojo, reproche, decepción, entre otros.

Es en ese escenario en el cual es muy importante el uso de la inteligencia emocional como ese balance entre la razón y la emoción, es decir, brindar inteligencia a la emoción y dotar de conciencia a los sentimientos.

Un punto muy importante que para Gabriela como directora de proyectos es esencial al momento que está formando el equipo de gestión de proyectos y así poder evitar en lo mayormente posible conflictos emocionales, es que cada grupo posee características muy particulares y que no se pueden formar a la ligera. Una variante que poco se toma en cuenta es el criterio de inteligencias múltiples de Howard Gardner (2001) en su libro “Estructuras de la mente: la teoría de las inteligencias múltiples”donde exponía que no se puede juzgar a un ser humano solo por su cociente intelectual (CI), que existen un espectro más amplio de inteligencias a valorar como se refleja en la siguiente imagen:

II. Figura con inteligencias múltiples.

Si bien en la imagen anterior vemos reflejados 7 tipos de inteligencias, hoy el espectro se ha ampliado muchísimo más.

Las inteligencias 1 y 2 corresponden a la base del Cociente intelectual desarrollado por Alfred Binet a inicios del siglo XX y las inteligencias 6 y 7 corresponden las bases de la inteligencia emocional.

Es equívoco mantener un criterio de creación de equipo de proyectos basados solo en el CI, es decir, personas con grandes habilidades numéricas, lógicas o expresivas; que realicen con facilidad cálculos de costos, cronogramas o diseños de alcance, etc., el equipo debe ser más diversificado y capacitado en las inteligencias 6 y 7.

Las preguntas que como directores de proyectos debemos hacernos son:

  1. ¿Realmente tomamos en cuenta todos estos aspectos en la formación de nuestros equipos?
  2. ¿Realmente está cada recurso en donde debería estar para poder desarrollar sus mejores capacidades?

Si responder estas preguntas resulta complejo, es muy probable que tengamos mayores inconvenientes con la gestión del equipo durante la planificación y ejecución del proyecto.

Conocimiento y uso de la inteligencia emocional en la gestión de proyectos.

Se ha destacado la evolución de la IE y la importancia de las inteligencias múltiples, pero resultaba indispensable poder analizar cuán presente esta la IE en el rubro de proyectos.

Para realizar esto, hemos realizado un estudio a 67 personas (ha existido una participación bastante equitativa con un 46.27% de mujeres y un 53.73% de hombres) involucradas directa e indirectamente en la gestión de proyectos.

  1. ¿Conozco en qué consiste la inteligencia emocional?

Cuando preguntamos si conocían en qué consiste la IE, con un 64.18% respondía que, sí conocía bien el concepto, esto en gran parte resulta interesante, puesto que el término IE no es parte aún del proceso formativo en la educación básica y para poder llegar a conocerlo bien se debe acudir a auto estudio o a programas especializados.

Sin embargo, una cosa es conocerlo el concepto y otra muy diferente es aplicarlo.

Esto nos llevó a la siguiente pregunta.

2. Â¿Cómo afecta tu desempeño laboral las diferentes situaciones del día a día?

Si bien las respuestas sobre la aplicación de IE resulta más equilibrada con respecto al conocimiento del concepto, es notable el 34.33% que manifiesta sentirse bajo un estado de estrés con las situaciones del día a día en proyectos.

El solo leer la palabra estrés es muy llamativo (el estrés posee en sí dos etapas, la positiva llamada Eustres y la negativa llamada Distrés), y para todo el que ha estado involucrado en el mundo de proyectos sabe que es inevitable experimentar este estado en algún punto.

Mantenerse en un estado de distrés por largo periodos de tiempo puede resultar en grandes afectaciones para la salud, por lo tanto, debemos trabajar para poder disminuir esos largos periodos a través de un mejor uso de las emociones en los proyectos.

3. Â¿Qué aspectos considera más importantes para desarrollar IE?

Cuando preguntamos por los aspectos más importantes para desarrollar IE, con una suma del 79.10% los aspectos como saber preguntar/escuchar, tener auto control y tener auto conocimiento resultan los más sobresalientes.

Esto es un dato alentador, puesto que estos 3 aspectos se encuentran dentro de las capacidades de la IE. Estas capacidades son las siguientes:

  • Autoconciencia (inteligencia intrapersonal)
  • Autogestión (inteligencia interpersonal)
  • Conciencia social (empatía o descubrimiento de los sentimientos de los demás para lo cual es esencial saber escuchar).
  • Gestión social (el manejo eficiente de las relaciones con los demás, es en esta capacidad donde entra el liderazgo de los grupos de trabajo)

Deténgase aquí por un momento, y vuelva a leer el relato del inicio y analice sí han estado presente estas capacidades en la directora del proyecto, el equipo y el sponsor. Es evidente que no, y eso ha contribuido a las situaciones de tensión entre el grupo.

Conocer todas las técnicas de resolución de conflictos solo nos vuelve directores de proyectos reactivos, ya que sabemos cómo actuar una vez ya se dio la situación de conflicto en el proyecto.

Surge la pregunta entonces, ¿Cómo nos volvemos directores de proyectos preventivos a los conflictos con nuestros grupos?

Es momento de desaprender-reaprender.

Como marcábamos al inicio del artículo, nuestra formación como directores de proyectos aún está orientada principalmente a cronogramas, presupuestos, alcances, riesgos, etc. Sin embargo, las habilidades blandas como IE cada vez toman más fuerza en los diferentes entornos de gestión de proyectos.

En algún momento mientras daba clases de gestión de proyectos, un alumno me preguntó ¿Es entonces el director de proyectos un psicólogo?, si bien el objeto de todo proyecto es alcanzar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los parámetros inicialmente planteados (alcance-cronograma-costo), estos son solo un resultado de la correcta gestión del equipo y del mismo director del proyecto.

Dado que los entornos ágiles destacan por el manejo de equipos “auto gestionados” esto no quita que sea igual de prioritario el desarrollo de las capacidades de IE en estos equipos para alcanzar los resultados del proyecto, la auto motivación de estos equipos también es parte de la IE.

El proceso de desaprender y reaprender consiste en valorar lo que hoy conocemos y adecuarnos a lo que realmente necesitamos como directores de proyectos. Dos métodos que hoy destacan son:

  • Mindfulness: explicado de manera muy veraz por Susan Kaiser Greenland (2018) en su libro “Juegos Mindfulness” nos refleja cómo los 5 principios que rodean el estado de “concentración” aportan eficazmente a la toma de decisiones en situaciones de alta carga emocional:
  • Programación Neurolingüística (PNL): desde que en 1967 el profesor de UCLA Albert Mehrabian presentó su estudio sobre cómo percibimos los mensajes (7% a través de las palabras, 38% el tono de la voz, y el 55% el lenguaje corporal) la capacidad de llevar a cabo comunicaciones efectivas se volvió un arte. Los directores de proyectos en promedio pasan 90% del tiempo del proyecto comunicando, y es ahí donde entra la PNL. El autor Steve Allen (2015), en su libro “39 técnicas de PNL para reprogramar su cerebro” cita: “Recuerde que todo comportamiento humano es el resultado del estado en que nos hallamos, y nuestros estados los crean las situaciones internas y las de nuestro alrededor”

Es una obligación como directores de proyectos empezar a adoptar mejores formas que apoyen a correcto manejo de las emociones.

Hablamos de emociones, pero ¿Qué pasó con el corazón?

No les resulta interesante que a lo largo de este articulo donde hemos expuesto sobre las emociones, en ningún punto se ha mencionado al corazón, ese órgano al que desde pequeños nos enseñan como sinónimo de emociones.

Sin embargo, como destaca el científico argentino Luciano Sposato, en su charla TEDx Rio de la plata (2015) “Secretos de la relación corazón-cerebro”existe una pequeña parte en nuestro cerebro llamada ínsula, la cual está conectada directamente con nuestro corazón y es mediante esa relación (conexión neuronas-neuronas, porque el corazón también tiene neuronas) por la cual percibimos esas sensaciones sobre eventos a las cuales les llamamos “Corazonadas”.

Esto solo quiere decir, que también nuestro corazón está involucrado en la toma de decisiones emocionales, debido a los constantes mensajes que recibe del cerebro.

Conclusiones

Sin duda alguna hemos abordado un sin número de aspectos de la IE durante este artículo, su rol en la dirección de proyectos se hace cada vez más importante. Resulta muy necesario que los directores de proyectos se adentren en el manejo emocional de sus equipos y de ellos mismos y dejen atrás comportamientos como si padeciesen de Alexitimia (incapacidad de expresar sentimientos propios).

Si te preguntas ¿Cómo termina la historia de Gabriela?, déjame decirte que el final lo pones tú, dado que Gabriela puede ser cualquiera de nosotros, ya que no estamos exentos de vivir ese tipo de situaciones. Ahora que conoces un poco más sobre IE, déjame preguntarte, ¿Qué decisión tomarías en el lugar de Gabriela?.

Siempre es un gusto para mí poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este articulo haya sido de tu agrado.

¡Saludos Cordiales!

Créditos a las publicaciones de:

  • Acosta, J (2013) “PNL (Programación Neurolingüística) e Inteligencia Emocional”, Madrid, Amat Editorial.
  • Goleman, D (1985) “Inteligencia Emocional”.
  • Pigliucci, M (2017), “Cómo ser un estoico”, Editorial Ariel.
  • Project Management Instituto, Inc, “La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía PMBOK) sexta edición”, USA, Project Management Instituto, Inc, editor.
  • Greenland, S (2018), “Juegos de Mindfulfess”, Madrid, Gaia Ediciones.
  • Allen, S (2015), “39 técnicas de PNL”, CreatSpace.
  • Gardner, H (2001), “Estructuras de la mente: la teoría de las inteligencias múltiples”, Colombia, Sexta reimpresión (FCE, Colombia.
  • Sposato, L (2015), “Secretos de la relación corazón-cerebro”, TEDx Rio de la plata  https://amara.org/ro/videos/WxVZaIQ0vhO4/es/1161087/
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La evolución de la Gestión de Continuidad de Negocios con ISO 22301:2019

Imagínese en el siguiente escenario “Es viernes a eso de las 9 am y se encuentra en una reunión de trabajo con su equipo en las instalaciones de la empresa donde labora, y en ese momento ocurre un fuerte sismo que provoca la muerte y lesión de parte del personal, daños severos en la infraestructura física y tecnológica, afectaciones a los servicios entregados a los clientes, entre otros. Usted es de los afortunados sobrevivientes y al estar en la zona de seguridad post incidente se da cuenta de todo el caos que se vive, la histeria colectiva, la incertidumbre en las personas y la gran pregunta que se escucha por todos lados ¿Y ahora qué hacemos?”.

Haga la reflexión sobre lo anteriormente leído y piense si es capaz en estos momentos la organización para la que trabaja de responder ante eventos como el anteriormente descrito. Analice si la organización es capaz de:

  • Poder salvaguardar la vida de sus colaboradores,
  • Reconocer sus tiempos de recuperación operativa,
  • Implementar las medidas eficientes para poder restablecer los servicios de la empresa,
  • Dar una respuesta a clientes, proveedores, publico en general sobre el estado de la operatividad de la empresa post evento,
  • Restaurar la operación al punto en el que se encontraba antes del incidente
  • Reconocer de cuanto es la pérdida monetaria por cada hora de operación perdida.

Si su respuesta es que considera poco probable que un evento como el descrito ocurra, déjeme decirle que está equivocado, el articulo presentado por BBC (2018), “Los países del mundo (y de América Latina) con mayor riesgo en caso de sufrir una catástrofe natural” cita lo siguiente:

“El país con menos riesgo es Qatar. El que corre más riesgo es Vanuatu, una isla en el Pacífico Sur. Los países que más riesgo corren en América Latina están todos en Centroamérica”, y nos muestra el siguiente mapa de calor de riesgo:

Esto nos refleja la alta probabilidad de sufrir la materialización de eventos como huracanes, inundaciones, terremotos, etc. Sin olvidar otros escenarios disruptivos como Ataques informáticos, Escenarios sociales (manifestaciones, guerras, huelgas, etc.), Epidemias o pandemias, que también pueden ser capaz de impactar la continuidad de las operaciones de una empresa (en mayor o menor medida) y en algunas ocasiones llevándola incluso a su cierre.

Producto de todas las incertidumbres y la incapacidad de las organizaciones de poder dar respuestas efectivas a los escenarios anteriormente descritos fue lo que llevó a la creación de la primera edición del estándar internacional ISO 22301 en mayo 2012 que consistía en los requerimientos para implementar un Sistema de Gestión de Continuidad de Negocios y cuya estructura de alto nivel permite que se pueda alinear con las normas ISO 9001: Gestión de Calidad o ISO:27001: Gestión de Seguridad de la Información.

Usted se podrá preguntar, ¿De qué forma esta norma ISO 22301 vino a apoyar como resolver las incógnitas descritas anteriormente? La respuesta es sencilla, el enfoque de la estrategia de implementación de ISO 22301:2012 y sus requerimientos están orientados principalmente a los puntos descritos en la siguiente imagen:

I. Imagen del Núcleo de un Sistema de Continuidad de Negocios

Estos puntos permiten a una organización ser más eficiente en su gestión de continuidad de negocios, sin embargo, la ejecución de esta norma no resultaba fácil para las organizaciones, lo cual derivó en que las mismas no optaran de primera instancia en su implementación.

Esto llevó a la creación de barreras por parte de las organizaciones como resalta Martin Caddick (2018), en su estudio “Why BCM is Failling in our complex world”, y que se puede ver en la siguiente imagen:

II. Imagen con Barreras organizacionales para implementar Gestión de Continuidad de Negocios.

Nota: BCM es la nomenclatura en inglés de Gestión de Continuidad de Negocios.

Para superar estas barreras y facilitar a las organizaciones la implementación de la norma ISO 22301, el comité ISO/TC 292 (Comité Técnico de ISO de Seguridad y resiliencia) ha venido trabajando en los últimos años en la actualización de la versión 2012 de la norma, y en la creación de una nueva edición orientada a la simplificación, con términos más claros, fácil de asimilar y con un contenido más consistente; De manera que se distinga de una forma más simple los requerimientos de implantación (el Qué) y la guía de ejecución (el cómo).

A continuación, voy a resaltar alguno de los principales cambios de la versión 2012 a la versión 2019:

III. Imagen con aspectos generales de cambio de ISO 22301 de la versión 2012 a la nueva versión 2019.

Fuentes: Donika Gashi & Vesa Hyseni (2019) “What to expect from the revised version of the ISO 22301 standard” y Dr. Wolfgang H. Mahr (2019), “ISO 22301:2019, What will change”.

Los puntos anteriores se pueden considerar como las principales directrices de cambio según se reflejó en el DIS (Draft international Standard) emitido a en el primer trimestre de 2019.

Es muy importante resaltar que la remoción del término “Apetito de riesgo” ha correspondido a la necesidad de darle un mayor enfoque al nivel de impacto de no asumir las medidas necesarias para mitigar, volviendo que la consecuencia de la disrupción de ciertas actividades en la organización se enmarque como INACEPTABLES.

Si bien esta nueva versión ha tardado casi 7 años en darse, se puede decir que los nuevos cambios se orientan a facilitar la implementación del estándar en continuidad de negocios y de esa forma que las organizaciones tengan mayores opciones de superar las consecuencias de eventos disruptivos.

Que las organizaciones adopten una cultura de resiliencia y se encuentren mejor preparadas para afrontar escenarios como el descrito al inicio de este artículo es la misión clave que trae esta nueva versión de la norma ISO 22301.

Siempre es un gusto para mí poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este articulo haya sido de su agrado.

¡Saludos Cordiales!

Créditos a las Publicaciones de:

  • Donika Gashi & Vesa Hyseni (2019) “What to expect from the revised version of the ISO 22301 standard”, PECB.
  • Dr. Wolfgang H. Mahr (2019), “ISO 22301:2019, What will change”, PECB.
  • Martin Caddick (2018), en su Estudio â€œWhy BCM is Failling in our complex world”, PECB.
  • BBC, (27 Nov 2018), BBC News, https://www.bbc.com/mundo/noticias-internacional-46357919