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La EDT y 10 puntos que debes conocer para su creación efectiva en la Gestión de Proyectos.

by CalidadGestión de Proyectos

Hace un par de meses mientras brindaba una clase sobre gestión de recursos a un grupo de profesionales que han ocupado roles de directores de proyectos o han sido miembros de equipos de gestión durante los mismos, ocurrió una situación bastante particular, en un punto de la clase surgió el tema de la gestión del alcance de un proyecto y les hice una pregunta para mi esencial ¿Alguno de ustedes ha realizado una estructura de desglose de trabajo (EDT) en un proyecto?, en ese momento todos se miraron unos a otros y luego empezaron a recitar el concepto de EDT, sin embargo ninguno podía decir a ciencia cierta haber realizado una EDT en un proyecto real.

Sí el tema de EDT es algo nuevo para ti, déjame brindarte la definición según la Guia Project Management Body of knowledge (PMBOK Guide) versión 6 “Una EDT es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a ser realizado por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos”.

Se lee como algo un poco confuso ¿no?, sin embargo, ¡no lo es!, la EDT es básicamente una imagen dentro de un diagrama (parece un organigrama funcional) de cada uno de los elementos que vas a construir en tu proyecto. Tal como lo refleja la siguiente imagen,

I. Ejemplo de EDT

Fuente de la imagen: https://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/01/31/edt-%E2%80%93-estructura-de-descomposicion-del-trabajo/

Esta forma gráfica es la que facilita la organización del trabajo en un proyecto, y la que hace posible la creación posterior de un cronograma, un presupuesto, informes de avances en el alcance, evaluación de solicitudes de cambio, entre otros; por lo tanto, desarrollar la habilidad de crear una excelente EDT no se debe tomar a la ligera si realmente se quiere ser un buen director de proyectos.

Quizás estés pensando que siempre has llevado proyectos sin la necesidad de construir una EDT, pues permitirme decirte (al igual que lo hice con mis estudiantes) que es bastante probable que hayas estado construyendo un proyecto “a ciegas” y que eso seguramente tuvo repercusiones en el éxito de este. Te invito a que te preguntes:

  • ¿He elaborado todo lo que tenía pensado desde el inicio?,
  • Si realizaste cambios en el alcance ¿Lleve algún control sobre estos?,
  • ¿Fue fácil la implementación de este cambio en el proyecto?
  • ¿Le pude explicar claramente como afectaba el cambio en el alcance al equipo del proyecto?

Todas las preguntas anteriores y muchas otras más son las que se dificultan de responder cuando no llevamos un alcance visual y ordenado a través de una EDT (y sin lugar a duda de su diccionario, que es el complemento perfecto).

La importancia del alcance en proyectos.

La gestión del alcance está marcada por aquello que debemos realizar durante el proyecto (no se trata de dar más, ni de dar menos, que sería corromper el alcance) y que es exactamente por lo que el cliente paga.

En 2018 el Project Management Institute (PMI) en su Pulse of the Profession, ya refleja la importancia de adoptar una correcta gestión de proyectos. Veamos el siguiente gráfico del estudio de PMI en los proyectos alrededor del mundo:

Fuente:https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf?sc_lang_temp=es-ES

Lo marcado en rojo refleja el impacto que tiene la creación de un buen alcance en la gestión del proyecto (algo que va directamente relacionado al nivel de madurez de la organización) y lo importante que resulta su correcta generación y control durante el proyecto mismo.

De 2016 a 2017 solo aplicando una mejor gestión de proyectos a nivel mundial se logró una reducción en las pérdidas de recursos de un 20% (en 2016 PMI estimó que se perdían 122 millones de dólares por cada 1 mil millones invertidos en proyectos, versus, 97 millones que se perdieron en 2017 por los mismos 1 mil millones), ahí vemos reflejado el valor de hacer las cosas correctamente.

Sin importar el entorno de gestión de proyectos que se desee implementar (predictivo, ágil, híbrido, etc.), es indudable que marcarnos una correcta gestión de alcance será primordial para aspirar a desarrollar proyectos exitosos, esto abarca, incluso si ya estamos pensando en PMTQ (coeficiente tecnológico de la gestión de proyectos), desarrollos de PMO (Oficinas para la gestión de proyectos), entre otras nuevas tendencias.

10 puntos que te ayudan a generar una mejor EDT.

Si producto de este artículo, te han surgido ganas de intentar crear una EDT para tu próximo proyecto corporativo o inclusive en un proyecto personal, permíteme felicitarte, puesto que te estás encaminando a ser un mejor director de proyectos en conjunto con tu equipo. Por lo tanto, fruto de mi experiencia a nivel profesional y de mi formación te brindo estos 10 puntos que seguro te van a ser de mucha ayuda:

  1. No escribas actividades, sino nombres: Esto lo que quiere decir es que en tu EDT no deben ir actividades o verbos, sino, deben ir sustantivos o nombres, dado que lo que debe reflejar son los productos o servicios que elaboraras en tu proyecto.
  2. No debes definir fases: Una EDT no tiene fases, la razón es simple, dado que las fases son unidades de tiempo y a cómo te mencione en el punto 1, acá solo reflejaras lo que has de obtener del proyecto (productos o servicios). Es importante decirte que esto no quiere decir que no puedes a ordenar tu EDT cronológicamente, lo que no debes poner son títulos como “Fase 1”.
  3. Jamás la debe escribir sólo el Director de Proyectos: Ser director de proyectos no es sinónimo de ser un “oráculo” de conocimiento y que las sabes todas. El alcance de los proyectos se define en conjunto y por lo tanto la construcción de la EDT es igual. La primera vez que hice una EDT, me encerré en mi oficina a crearla por mi cuenta, y fue un error grave que mi equipo me hizo ver cuando elaborábamos el cronograma (resultado es tiempo de reproceso que no es útil para nada).
  4. Toma en cuenta los requisitos de los interesados: Si bien el equipo del proyecto te ayudará a crear la EDT, no debes dejar a un lado a las personas que se beneficiarán con este. En este aspecto, pregunta y no dejes de preguntar, porque en la medida que logres obtener la mayor información de los interesados, estarás menos sujeto a constantes cambios en el alcance (no estoy diciendo que no habrá, sino, que probablemente sean menos).
  5. No debes confundirlo con un organigrama de funciones: Si, sé que la figura parece un organigrama, sin embargo, esto no debe confundirte, ya que es solo la forma, puesto que el contenido es distinto. Al igual que la EDT, en gestión de proyectos tradicionales te encontrarás con otras figuras similares como las estructuras de desglose de recursos, la estructura de desglose de riesgos, etc.
  6. Siempre utiliza un acta de constitución: La importancia que tiene el Acta de Constitución en tu EDT (y sobre todo en tu proyecto) es crítica, ¿por qué? es en el acta donde tienes los objetivos y los entregables a gran nivel de tu proyecto, en otras palabras, ahí dice que es lo que esperan las personas obtener de ese esfuerzo temporal (si no estás familiarizado con la elaboración de actas de constitución, te sugiero considerablemente que empieces a hacerlo) y que debe estar reflejado en la EDT.
  7. Reconoce tus entregables internos y externos: Este punto es bien importante que lo logres reconocer, debido a que los proyectos tienen entregables tanto a nivel interno como externo. Los externos son los que le entregas al cliente (en construcción puede ser la obra gris, en informática una aplicación de algún sistema o proyectos de gestión empresarial, puede ser una política o un plan), sin embargo, lo más relevante aquí es que identifiques los entregables internos, con estos me refiero a los que te ayudarán a crear los externos, ¿Cuáles son estos? el mejor ejemplo es tu “plan de proyecto”, debes dedicar recursos a la generación del plan y muchas veces esto es olvidado en los proyectos (esto termina afectando a tu cronograma y también tu gestión de riesgos).
  8. Revisa el control de la configuración: No debes de ver esta parte como algo complicado, porque no lo es, lo que quiere decir es que debes mantener en todo momento a tu equipo de proyecto actualizado con respecto a modificaciones que pueda sufrir tu EDT (y básicamente cualquier documento de tu plan de proyecto), para eso no hay un medio en específico, debes tratar de encontrar el medio más sencillo y entendible. A mí en lo personal me ha funcionado mucho usar archivos compartidos en “drive” con mis equipos.
  9. El punto más bajo de la EDT no debe superar las 80 horas de trabajo: ¿Te recuerdas del ejemplo de casa al inicio del artículo? Si no lo haces, por favor vuelve ahí y nota el nivel más bajo. A los sustantivos en ese punto se le llama “paquetes de trabajo” y la elaboración de estos no debe durar más de 80 horas (es importante marcar que esta no es una regla escrita en piedra, sino, una sugerencia) de manera que, si tu paquete de trabajo estimas que tendrá una duración de más de 80 horas, siempre sugiero que es mejor dividirlo en 2 o más paquetes para ese entregable, y de esa forma puedas establecer un proceso más ordenado.
  10. La EDT es un documento vivo: No cometas el error de crear tu EDT y luego dejarla almacenada con tu plan de proyecto, consúltala constantemente junto a tu equipo de proyecto de forma que puedas reconocer en cualquier momento qué es exactamente lo que estás construyendo, y por verificar si tu proyecto no se ha salido de la línea de alcance que habías trazado.

Si bien, al igual que estos 10 puntos, es bastante probable que existan otros que apoyan a la creación de la EDT y su funcionamiento, me ha parecido que estos pueden ser los principales para que puedas empezar o mejorar en tu creación de EDT y de esa forma cuando algún colega o profesor te pregunte ¿Alguno de ustedes ha realizado una estructura de desglose de trabajo (EDT) en un proyecto? puedas responder con toda propiedad que SI.

Anímate y pon en práctica todo el conocimiento aprendido de este artículo, y convierte en un mejor director de proyectos. La decisión es siempre tuya.

Siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este artículo haya sido de tu agrado.

¡Saludos Cordiales!

Créditos a las publicaciones de:

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4 recomendaciones para alcanzar ÉXITO al presentar tu examen PMP.

by Negocios

Si has empezado a leer este artículo es porque probablemente te estás preparando o quieres prepararte para obtener la certificación Project Management Professional (PMP).

Si es así, permite felicitarte de ante mano, ya que te está acercando a obtener una de las certificaciones más prestigiosas y de mayor crecimiento de los últimos años en el mundo..

Según el Project Management Institute (PMI) “Project Management Professional (PMP) ® es la certificación más importante reconocida por la industria para los gerentes de proyectos en el mundo con más 800 mil profesionales certificados” es ese prestigio el que la convierte en una certificación no tan sencilla de obtener.

Sin más preámbulo veamos cuales son las 4 recomendaciones que debes tomar en cuenta al momento de prepararte para el examen:

  1. 1Autoevalúa tu experiencia en proyectos: Esta parte resulta fundamentalmente debido a dos aspectos:
    1. Si no tienes experiencia en proyectos usando el estándar del PMI, es muy probable que tu entrenamiento deba ser orientado por bibliografías que ya tomen en cuenta este factor y su contenido sea muy explicativo sobre los procesos del PMBOK.
    2. Si tienes ya experiencia en proyectos utilizando el estándar del PMI, seguramente solo necesites adentrarte en el PMBOK para poder asociar tu experiencia con la teoría.

Una vez reconocido en que ámbito te encuentras podrás empezar el segundo paso que describiré a continuación.

  1. 1Crea tu plan de estudios: En esta parte, una vez hayas reconocido el camino que quieres llevar, debes definir cuál será el calendario de estudio, cuanto tiempo estudiaras por día, que día de la semana has de descansar (esto es muy importante), que libros usaras para estudiar, que simulador ocupara, etc.

Saltar este paso significa realiza una preparación a ciegas, y de he hecho va en contra de uno de los principios del PMP “No se debe ejecutar, aquello que no ha sido planificado previamente”.

Nota: En lo personal no suelo aconsejar sobre un número uniforme de horas para estudio, puesto que considero que eso depende de las condiciones del postulante, en mi caso yo realizaba sesiones diarias de no más de 1 hora, en cambio, tengo colegas que lo hacían hasta por 3 horas al día.

  1. 1Practica simulaciones: Esta parte debes considerarlo tal cual fueses un corredor preparándose para la competencia. Acá debes tomar en cuenta obtener un buen programa simulador (en caso de que decidas realizarlo por computador) que te permita hacer pruebas tomando en cuenta diferentes variantes, con esto me refiero a lo siguiente:
    1. Que posea un volumen amplio de preguntas.
    2. Que te facilite hacer pruebas por área de conocimiento o por grupo de procesos o mezclando ambas.
    3. Que te permita llevar un seguimiento de los resultados de las pruebas que vas realizando.
    4. Que te deje definir a tu gusto el número de preguntas con las que quiere evaluarte.

Ya en este punto debes estar claro si quiere realizar el examen en computador o en papel, ¿Por qué te comento esto?, debido a que es recomendable que las simulaciones las realices en el medio en el cual presentaras el examen. Si has decidido presentarlo por escrito (Actualmente en Nicaragua solo se puede presentar por escrito) mi sugerencia es conseguir el mayor número de preguntas de diferentes bibliografías y de esa forma preparar exámenes por escrito para practicar.

  1. 1Vuelve el aprendizaje parte de tu día a día:Para ser PMP debes prepararte para absorber una gran cantidad de información la cual debes procesar para la toma de decisiones. ¿Qué mejor manera de absorber esta información que llevándola a la practica en tu día a día?, si, así tal cual lo acabas de leer, empieza a poner en práctica cada proceso que vayas estudiando para el examen. El 90 % del conocimiento se asimila cuando se pone en práctica.

Sé que en el título del artículo he puesto 4 recomendaciones, pero cuando se trata de prepararse para ser PMP nunca se tiene suficientes recomendaciones, por ende, me gustaría dejarte una adicional.

  1. 1Únete a un grupo de estudio: Esta es una recomendación opcional, ya que el estudio en grupo ofrece tantas ventajas como desventajas, sin embargo, me gustaría enfocarme en las ventajas que yo encontré al ser parte de un grupo de estudio:
    1. El debate de temas de estudios facilitaba la retención de conceptos.
    2. La competencia siempre es buena, te obliga a dar ese porcentaje extra para ser mejor.
    3. Siempre tendrás a quienes consultar sobre temas en los cuales tengas dudas.
    4. Se orientan como un equipo a alcanzar una meta en común.

Si no conoces personas que vayan a presentar el examen en el mismo periodo que tú lo tienes pensado para unirte o formar un grupo de estudio, acércate a tu capitulo PMI local, que con gusto te brindaran todo el apoyo que necesites en tu postulación a ser PMP o a cualquier otra certificación PMI que desees estudiar.

Todos los puntos que he presentado en este artículo han sido el producto de mi experiencia cuando era postulante a la certificación y que me llevaron a alcanzarla con éxito.

Ha sido un gusto compartir contigo este artículo, espero que la información te sea de mucho provecho.

¡Saludos Cordiales!

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