Según la Real Academia Española, procrastinar es un verbo transitivo que significa “Diferir, aplazarâ€, en lo personal esta definición me parece más un par de sinónimos que una definición en sÃ, dado que el significado real tiene un gran impacto en la vida cotidiana de las personas.
Hace unas semanas almorzaba con mi buen amigo Eddy, a quien tenÃa más de un año de no ver. En medio de la charla, le pregunte por el desarrollo de su Blog, un proyecto que me habÃa comentado la última vez que nos vimos y que le tenia muy entusiasmado. Me comentó que aún no habÃa podido crear nada de contenido, que tenÃa las ideas, pero que no alcanzaba a desarrollarlas como deberÃa.
Eddy, es un fantástico mercadólogo, con una gran creatividad y una facilidad asombrosa para ver oportunidades donde otros quizás vemos obstáculos. Sin embargo, Eddy es un procrastinador, pero no uno cualquiera, de hecho, su perfil se adapta fácilmente a la definición que ofreció el Filósofo, escritor y autodenominado “Procrastinador estructurado†John Perry en su libro “La procrastinación Eficiente†(Perry, 2012):
“Todos los procrastinadores posponen cosas que tienen que hacer. La procrastinación estructurada es el arte de conseguir que este rasgo negativo trabaje en tu favor. La idea clave es que procrastinar no equivale a no hacer absolutamente nada. Es raro que los procrastinadores no hagan absolutamente nada; hacen cosas ligeramente útiles, como ocuparse del jardÃn o afilar lápices o dibujar un diagrama de cómo van a reorganizar sus archivos cuando se pongan a ello. ¿Por qué hacen estas cosas? Porque es una manera de no hacer algo más importanteâ€.
La propuesta de Perry es muy interesante sin lugar a duda, ¿A qué se debe eso?, destacan dos razones:
- La percepción popular que se tiene sobre procrastinación es que se trata de hacer nada, es decir ser una persona poco productiva.
- Es bastante probable que todos en algún momento de nuestra vida hayamos procrastinado (si no es que aún lo hacemos), y eso, es solo haber experimentado un hábito difÃcil.
Piense por un momento en algún proyecto que tenÃa como prioridad (emprender, leer o escribir un libro, aprender otro idioma, iniciar a hacer ejercicios, etc.) y se fue aplazando en el tiempo, mientras desarrollabas otras actividades, pues en esas situaciones estaba procrastinando.
Este hábito tiene una base emocional, y por más que grandes filósofos como Aristóteles sostuviera que los seres humanos somos “primeramente seres racionalesâ€, la realidad es que el tránsito de nuestra vida pasa de forma continua por las emociones.
Por más que hagamos otras actividades y de esa forma mantengamos cierto grado de productividad, el proyecto que aplazamos nos pesa, y ejerce como una lápida en nuestra mente que debemos andar cargando, incluso a un nivel subconsciente, y eso nos afecta a nivel emocional en mayor o menor medida, hasta que quizás completemos esa tarea pendiente.
Y… ¿Qué pasa con los Proyectos?
Quizás después de haber leÃdo estas primeras lÃneas te preguntes, ¿Por qué aparece el término “proyectos†en el tÃtulo, ¡sà solo he leÃdo de procrastinación, emociones y de retrasos!? La respuesta se orienta, en que los proyectos son creados por personas y son estas las que están expuestas a practicar el hábito de la procrastinación.
Los proyectos no se pueden dar sin primeramente haber imaginado la solución que queremos crear para la necesidad identificada, es ésa creatividad la que nos lleva a la formulación y evaluación del proyecto (el ante proyecto), que a la vez representa la fase inicial del ciclo de vida de un producto. Es en ésa faceta de creatividad donde las personas procrastinadoras realizan su aporte (es importante remarcar que esto no significa que las personas que no procrastinan no sean creativas).
Donde quizás no podemos tener un aporte real es en la gestión del proyecto mismo (aunque en la práctica siempre tenemos personas procrastinadoras dentro del equipo de gestión y de desarrollo, las cuales requieren más atención por parte del lÃder de proyecto), la razón es simple, los proyectos son esfuerzos temporales, sometidos a una restricción de tiempo, lo cual no permite encargar una parte importante del proyecto a alguien que no tendrá el enfoque adecuado para culminar o lo hará en último momento, quizás incluso sacrificando calidad.
Es cierto que nadie anda con un letrero que dice “soy procrastinadorâ€, es responsabilidad de los lÃderes de proyectos reconocer todas las cualidades óptimas durante el desarrollo del equipo y a partir de ahà colocar a cada miembro en las funciones donde pueda aportar más al proyecto. Veamos el siguiente gráfico de (PMI, 2017).
Ilustración 1: Gráfico con ciclo de vida de proyectos según PMBOK V6
Para profundizar está parte, he realizado un breve estudio con 74 personas de diferentes paÃses en Latinoamérica y producto de este poder identificar el impacto de la procrastinación.
Ilustración 2 Planificación del dÃa
En esta pregunta analizaremos dos respuestas muy relevantes:
Del 37.84% que plantea ir realizando sus actividades según lo que vaya aconteciendo el 57.57% corresponde a hombres cuya mayorÃa se encuentra en un rango de edad entre 18 y 25 años. Esto nos indica que la planificación de las tareas no es algo que acontece en etapas tempranas de la vida laboral.
Del 54.05%, el 52.50% corresponde a mujeres cuya mayor representación se encuentra en un rango entre 36 y 45 años, lo que nos dice que la planificación se desarrolla de una mayor manera en mujeres que quizás se encuentran en una etapa de consolidación profesional.
Ilustración 3 Los procrastinadores son creativos e ingeniosos.
Con un 48.65% la mayorÃa de los participantes ha opinado que los procrastinadores no son personas ingeniosas o creativas. Este, es quizás uno de los datos más interesantes de la investigación, debido a que los procrastinadores realmente se destacan por su creatividad.
El psicólogo organizacional estadounidense Adam Grantt, destaca en su charla TED (Grantt, 2016) que luego de haber sometido a un experimento de creatividad tanto a procrastinadores como a precastinadores (personas que terminan las tareas antes de la fecha limite), los primeros reflejaban ser un 16% más creativos que los segundos.
Seguro te estas preguntando ¿Cómo es eso posible?, Grantt explica que el hecho de no acudir de una forma acelerada a realizar la actividad les permitÃa a los procrastinadores moderados tener una visión más amplia de las cosas y de esa manera poder generar más ideas (incluso si estas no son tan geniales).
Ilustración 4 Causas que provocan la procrastinación.
Un 45.95% de los encuestados piensa que las razones principales que llevan a la procrastinación radican principalmente en dos:
- El entorno social y laboral
- La falta de compromiso y organización.
Ambas causas reflejan tanto la parte interna como externa que puede vivir cualquier persona. La principal diferencia y donde debemos prestar especial atención es la falta de compromiso y organización, esto debido a que representa aquello sobre lo que como individuos podemos ejercer algún tipo de control.
En este punto es muy importante recalcar un factor psicológico que nos puede estar afectando y que nos empuja a procrastinar. Este factor es la Atiquifobia o el miedo al fracaso. Adoptamos este estado mental con la percepción que sà no intentamos algo, entonces no estaremos fracasando y nos quedamos en un estado pasivo o evadiendo la responsabilidad.
Ilustración 5 Consecuencias de la procrastinación.
Como se podÃa anticipar, la principal consecuencia que se detectó producto de la procrastinación es el retraso en la culminación de los proyectos (60.81%), esto solo refuerza el punto de lo difÃcil que es para un procrastinador poder ser realmente productivo durante un proceso de gestión de proyectos.
Sin embargo, el 24.32% de los encuestados piensa en consecuencias varias, entre las que destacan:
- Estrés
- Jornadas laborales más extensas
- Problemas con mis compañeros de trabajo y familiares.
- Pérdidas económicas.
Todos estos puntos pueden tener consecuencias incluso peores en nuestro cerebro, a como destaca el neurocientÃfico Facundo Manes (Manes, 2019), que producto de altos niveles de estrés emocional crónico, el resultado que podemos percibir a posteriori son enfermedades del cerebro como la depresión, lo cual en lugar de ayudar a salir de ese estado de inconformidad, tiende a empeorar.
Ilustración 6 Formas superar la procrastinación.
Mejorar los hábitos de organización se percibe como la principal manera de superar la procrastinación. Esta es una opción principalmente preferida por hombres (un 54.24%) y de este porcentaje con un 37.5% el rango de edad predominante es 25 a 35 años.
Otras alternativas que se identificaron fueron:
- Buscar ayuda profesional,
- Haciendo deporte,
- Leyendo libros de auto ayuda.
En este punto hay que tomar en cuenta un factor que puede tener mucho peso en el tema de la procrastinación, este es el ego.
La Procrastinación y el Ego.
Procrastinar debido al ego, si es una situación especial, debido a que nada bueno puede surgir si la base es el ego. En un artÃculo de 2005 el fundador de Microsoft Bill Gates reconocÃa en un evento para los estudiantes de la Facultad de Administración de Empresas de la Universidad de Nebraska-Lincoln que solÃa dejar para el último momento las tareas o la preparación de un examen, con el fin de sorprender a sus compañeros con lo que él calificaba como “bromasâ€. “La gente pensó que era divertidoâ€, afirmó. “Esa era mi posición: el tipo que no hizo nada hasta el último minutoâ€. Merca2.0 (González, 2018).
Gates reconoce que le llevó un tiempo poder dejar el hábito de procrastinar, que en su faceta de empresario esto tenÃa un peso demasiado grande y que habÃa aprendido que las personas que admiraba siempre estaban organizadas y cumplÃan sus tareas a tiempo.
Querer adoptar una actitud de procrastinador solo para parecer más listo que el resto, es una consecuencia de nuestro ego, y de nuestra carencia de autoconocimiento y autocontrol, lo cual deja en evidencia nuestro bajo coeficiente de inteligencia intrapersonal. Ser capaces de no ser guiados por el ego, es la alternativa por la cual debemos trabajar, aunque no resulte nada fácil.
Hágase la siguiente pregunta, ¿Cuántas veces he procrastinado solo para aparentar ser el más listo, el rompe reglas, el desinteresado, etc.? Y piensa luego en los resultados que obtuviste.
¿Superar o aprender a vivir con el hábito?
No hay una cura mágica para superar la procrastinación, debido a que es un mal hábito que requiere autodeterminación y verdadero deseo por parte de la persona que lo experimenta para dejarlo atrás.
Eso sÃ, no debe ser catalogado como “el peor de los malos hábitosâ€, es solo una costumbre cuya práctica tiene consecuencias al igual que otras.
Yo también he sido procrastinador, y para superar el hábito empecé por:
- Dejar de autoengañarme,
- Establecerme metas cortas y sencillas,
- Crearme constancia en cualquier actividad que iniciara.
Una de las medidas más importantes fue cortar los vÃnculos que me estimulaban a procrastinar, esta parte puede variar en cada persona (puede ser desde la TV, redes sociales hasta personas). Puedes profundizar en libros relacionados al tema, sin embargo, es muy probable que en ellos encuentres los mismos pasos que he mencionado de forma extendida.
Si decide continuar viviendo bajo este hábito, quizás no se dé cuenta, pero más allá del daño emocional que se ocasiona, está dañando a las personas que lo rodean. Acá, no se excluye a que afecte a sus familiares, compañeros de trabajo, socios y/o los proyectos de la compañÃa en donde labora (incluso si es suya).
La decisión pasa siempre por nuestros pensamientos y la forma en como reaccionemos a ellos, recordemos las palabras del gran escritor francés VÃctor Hugo:
“la conciencia es la lÃnea recta; la vida es el torbellino. Este torbellino tan pronto lanza sobre la cabeza del hombre negrura del caos como hace brillar sobre ella un cielo azulâ€.
No tenemos control sobre lo que ocurre en nuestro entorno, pero si lo tenemos sobre lo que hacemos con nuestros pensamientos y las decisiones que ejecutamos o dejamos de ejecutar.
Por cierto, Eddy ya ha creado su primer material para su blog, no porque yo le diera consejos sobre dejar de procrastinar, sino porque decidió por si mismo dejar de autoengañarse y dar un paso adelante en su vida.
Siempre es un gusto para mi poder compartir un poco de conocimiento y experiencia. Espero este articulo haya sido de tu agrado.
¡Saludos Cordiales!
Créditos a las publicaciones de:
- González, F. (17 de Marzo de 2018). Merca20. Obtenido de https://www.merca20.com/antes-del-exito-bill-gates-tuvo-que-abandonar-este-mal-habito-deberias-hacerlo-tu-tambien/
- Grantt, A. (2016). Los sorprendentes hábitos de los pensadores originales. TED.
- Manes, F. (2019). Aprendiendo de grandes. Obtenido de https://aprenderdegrandes.com/facundo/
- Perry, J. (2012). La Procrastinación Eficiente. Barcelona: Ediciones Urano.
- PMI. (2017). Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos, PMBOK Guide V6. Pennsylvania, USA: Project Management Institute, Inc.
Crea tu plan de estudios: En esta parte, una vez hayas reconocido el camino que quieres llevar, debes definir cuál será el calendario de estudio, cuanto tiempo estudiaras por dÃa, que dÃa de la semana has de descansar (esto es muy importante), que libros usaras para estudiar, que simulador ocupara, etc.
Practica simulaciones: Esta parte debes considerarlo tal cual fueses un corredor preparándose para la competencia. Acá debes tomar en cuenta obtener un buen programa simulador (en caso de que decidas realizarlo por computador) que te permita hacer pruebas tomando en cuenta diferentes variantes, con esto me refiero a lo siguiente:
Vuelve el aprendizaje parte de tu dÃa a dÃa:Para ser PMP debes prepararte para absorber una gran cantidad de información la cual debes procesar para la toma de decisiones. ¿Qué mejor manera de absorber esta información que llevándola a la practica en tu dÃa a dÃa?, si, asà tal cual lo acabas de leer, empieza a poner en práctica cada proceso que vayas estudiando para el examen. El 90 % del conocimiento se asimila cuando se pone en práctica.
Únete a un grupo de estudio: Esta es una recomendación opcional, ya que el estudio en grupo ofrece tantas ventajas como desventajas, sin embargo, me gustarÃa enfocarme en las ventajas que yo encontré al ser parte de un grupo de estudio:
No calibrar el número de fuerzas: Desconocer tu capacidad instalada se paga caro, es imperante mente necesaria poder tener una idea clarÃsima cuanta gente o equipos necesito para producir X para una demanda Y.
castigos: Nada mejor que dejar clara las reglas del juego desde un inicio, jugar con la incertidumbre sobre los éxitos o fracasos de un colaborador no es factible, es mejor que de entrada sepa cómo se le reconoce su esfuerzo o como ha de sancionar su falta del mismo (ojo con esto, los sistemas de recompensa o sanción deben ser totalmente apegados a la legislación laboral y no crearlo de una forma arbitraria o personal).
Tener una actitud positiva siempre multiplica (Victor Kuppers y su teorÃa sobre V=(C+H)*A), sin embargo, la estrategia debe estar cuantificada y el esfuerzo debe tener un objetivo en común, todas esas ganas que puede expresar el equipo deben tener un fin racional y no solo “remar a ver hacia donde llegamosâ€.
Siempre he creÃdo que el reconocimiento de talento es un arte completamente distinto al simple hecho de contratar. Estar claro de las caracterÃsticas que necesitas a lo inmediato y de las habilidades que puedes desarrollar en tu equipo, te va a llevar a convertirlos en excelentes colaboradores para el cumplimiento de tu estrategia.
